Dix conseils d’agriculteurs pour orga­ni­ser votre bureau 

Du prin­temps à l’automne, la plus grande par­tie de votre tra­vail s’effectue aux champs. Mais pen­dant ce temps-là, une par­tie de la ges­tion admi­nis­tra­tive de l’exploitation peut res­ter en plan au bureau. Et le simple fait de pen­ser à la pile de papiers et cour­riers qui s’accumulent engendre une pres­sion sup­plé­men­taire. C’est sans comp­ter sur le temps pas­sé à cher­cher de docu­ments impor­tants, par­fois dans l’urgence. Une étude a démon­tré que ce temps per­du peut coû­ter jusqu’à 2.000 € par an à une entreprise.

Les semis sont qua­si­ment ter­mi­nés et nous entrons main­te­nant dans une période un peu plus calme côté cultures. C’est donc du temps en plus que vous allez peut-être mettre à pro­fit de la ges­tion admi­nis­tra­tive de votre exploi­ta­tion. Voi­ci dix conseils utiles qui vous aide­ront à mieux orga­ni­ser votre bureau agri­cole pour évi­ter stress et temps perdu.

1. Ins­tal­lez-vous un VRAI bureau

Cela peut paraitre banal, et pour­tant ce n’est pas le cas pour de nom­breux agri­cul­teurs. Un coin dans la cui­sine, dans lequel s’empilent clas­seurs et feuilles volantes, une ancienne chambre avec des car­tons dans les coins… ces condi­tions gênent clai­re­ment la concen­tra­tion lors du tra­vail et le ran­ge­ment des documents.

Si vous en avez la pos­si­bi­li­té, dédiez une pièce à votre bureau. Ensuite, reti­rez les affaires encom­brantes sans lien avec votre tra­vail. Une fois la porte close, vous béné­fi­ciez d’un espace de tra­vail calme et ordon­né pour vous concen­trer de façon conti­nu sur la ges­tion admi­nis­tra­tive de l’activité.

Et si vous n’avez pas de pièce pou­vant vous ser­vir de bureau, déli­mi­tez clai­re­ment un espace de tra­vail dans une pièce. Eta­gères, para­vents, ten­tures… Choi­sis­sez du mobi­lier ou de la déco adé­quates pour sépa­rer l’espace de travail.

2. Ran­gez votre poste de tra­vail et veillez à ce que tous les appa­reils fonctionnent 

Tous les objets et appa­reils que vous uti­li­sez doivent se trou­ver à por­tée de main. Par exemple, pla­cez votre impri­mante à côté ou der­rière le bureau. Vous devez tou­jours avoir un bloc-notes et un sty­lo qui écrit sous la main si vous sou­hai­tez noter quelque chose pen­dant une conver­sa­tion télé­pho­nique par exemple.

Veillez à ce que tous les appa­reils soient en état de marche, c’est-à-dire que l’imprimante ait encore suf­fi­sam­ment de papier et des car­touches pleines.

Pour évi­ter de pas­ser trop de temps à cher­cher, il est éga­le­ment impor­tant que tous les objets aient une place atti­trée. Gagnez éga­le­ment du temps sur votre ordi­na­teur en uti­li­sant des « favo­ris » dans le navi­ga­teur, pour vous connec­ter en un clic à votre compte 365FarmNet par exemple.

3. Eta­blis­sez une clas­si­fi­ca­tion propre à votre exploitation 

La clas­si­fi­ca­tion des docu­ments consti­tue la base d’une orga­ni­sa­tion de bureau opti­male. La struc­ture sui­vante a fait ses preuves :

00 Ges­tion des affaires
01 Administration
02 Finances
03 Personnel
04 Subventions
05 Cultures
06 Éle­vage porcin
07 Éle­vage bovin et pro­duc­tion laitière
08 Aviculture
09 Volaille/production d’œufs
10 Projets

Dans un pre­mier temps, éta­blis­sez la struc­ture de clas­si­fi­ca­tion la plus judi­cieuse pour votre exploi­ta­tion (chaque exploi­ta­tion est unique). Puis, appli­quez cette clas­si­fi­ca­tion à vos clas­seurs papier ET à vos dos­siers numé­riques (« Mes docu­ments ») sur votre ordi­na­teur et sur votre smart­phone. Vous pou­vez éla­bo­rer la struc­ture seul ou bien deman­der conseil aux membres de la famille, à vos col­la­bo­ra­teurs ou à vos confrères. Rien de tel que le par­tage d’expériences pour avoir une vue claire des sujets.

4. Don­nez éga­le­ment accès à vos collaborateurs 

Si la clas­si­fi­ca­tion n’a pas été éla­bo­rée en groupe, il est impor­tant que vous expli­quiez à tous les col­la­bo­ra­teurs sa struc­ture orga­ni­sa­tion­nelle. Cha­cun pour­ra alors ran­ger ou trou­ver faci­le­ment les docu­ments dont il a besoin, comme des bons de livrai­son ou des factures.

Sur 365farmNet, vous pou­vez inté­grer les col­la­bo­ra­teurs dans la ges­tion de l’exploitation à l’aide du module Droit d’accès.

Pen­sez à dres­ser une note d’urgence en cas de pro­blème. Même si ce n’est pas un sujet très réjouis­sant, il est cepen­dant impor­tant que vous regrou­piez toutes les infor­ma­tions néces­saires pour que votre exploi­ta­tion puisse conti­nuer de tour­ner sans vous en cas d’urgence. Nous vous conseillons for­te­ment d’y indi­quer le nom d’une per­sonne de confiance à contac­ter en cas d’urgence. Éga­le­ment, notez les contacts des inter­lo­cu­teurs et inter­lo­cu­trices char­gés de l’exploitation auprès des assu­rances, banques etc. Qui est votre méde­cin géné­ra­liste ? Qui est au cou­rant d’une procuration ?

5. Impri­mez les docu­ments per­ti­nents et agrafez-les

Nous sommes nom­breux à vou­loir atteindre ce but ultime et uto­pique : avoir un bureau sans le moindre papier. Pour­tant, conser­ver cer­tains docu­ments sur papier est pri­mor­dial. Dans l’agriculture, il s’agit par exemple des contrats nota­riés, des bilans d’exploitation ou des rap­ports annuels.

Véri­fiez bien vos obli­ga­tions de conser­va­tion de docu­ments. Ces der­niers doivent être clas­sés, acces­sibles, consul­tables et véri­fiables par des tiers dans un laps de temps rai­son­nable. En outre, les docu­ments doivent être conser­vés dans un endroit sec et à l’abri de tout risque d’incendie, d’i­non­da­tions ou de dégâts des eaux. Une sau­ve­garde infor­ma­tique peut s’avérer inté­res­sante pour cer­tains d’entre eux.

Il est impor­tant de sou­li­gner que le délai de conser­va­tion d’un docu­ment débute à la fin de l’année calen­daire au cours de laquelle le docu­ment a été éta­bli. Si vous n’êtes pas sûr de devoir conser­ver un docu­ment ou pas, mieux vaut poser la ques­tion à votre comp­table ou à votre conseiller fiscal.

365FarmNet vous per­met d’imprimer les docu­ments impor­tants, comme les registres phy­to­sa­ni­taires, pour ensuite les clas­ser. Vous pou­vez tout aus­si bien enre­gis­trer ces don­nées sous forme numé­rique de manière à limi­ter les bouts de papier.

6. Faites le tri et jetez les docu­ments inutiles 

Ne vous encom­brez pas avec des docu­ments qui ne font  n’ont pas d’importance pour le sui­vi  et la tra­ça­bi­li­té de votre exploi­ta­tion agri­cole. Scan­nez les papiers que vous sou­hai­tez conser­ver et en jeter ensuite les ver­sions papier qui n’ont pas besoin d’être conservées.

La mise à jour de votre par­cel­laire sur 365FarmNet consti­tue une étape impor­tante pour arri­ver à un bureau « presque » sans papiers. La ver­sion d’accès gra­tuite de 365FarmNet vous per­met de réa­li­ser faci­le­ment cette pre­mière étape de numérisation.

7. Les listes de tâches (ou todo list) sont pri­mor­diales pour avoir une vue d’ensemble claire des activités 

Pour évi­ter que le tra­vail au bureau ne s’éternise, défi­nis­sez idéa­le­ment les temps forts de votre acti­vi­té et notez-les dans un calen­drier (pos­sible sur la ver­sion d’accès gra­tuite de 365FarmNet). 30 à 60 minutes suf­fisent bien sou­vent pour trai­ter la par­tie papier. Pour le sui­vi et l’enregistrement de vos acti­vi­tés aux champs, l’appli­ca­tion mobile 365Crop vous per­met de le faire direc­te­ment où que vous soyez.

Il est éga­le­ment judi­cieux de noter les échéances régle­men­taire sur votre calen­drier, ain­si que de pro­gram­mer un rap­pel en amont afin d’avoir suf­fi­sam­ment de temps pour les traiter.

8. Règle 60:40 – pré­voyez une marge de temps pour les imprévus

L’idée qui se cache der­rière la règle des 60:40 est que vous ne devez tou­jours pla­ni­fier que 60% du temps réel­le­ment dis­po­nible. Les 40% res­tant servent de « sécu­ri­té » pour les impré­vus comme les contrôles, les appels impor­tants inat­ten­dus, les répa­ra­tions, etc.

Pour appli­quer cette règle, il vous faut dans un pre­mier temps défi­nir le temps néces­saire à la réa­li­sa­tion des tâches quo­ti­diennes ou heb­do­ma­daires. Vous serez cer­tai­ne­ment éton­né de voir com­bien de temps est alors déjà pla­ni­fié de manière fixe.

9. Prin­cipe Eat-That-Frog – com­men­cez par la tâche la plus impopulaire 

Le prin­cipe Eat-That-Frog (prin­cipe d’avaler le cra­paud) de Brian Tra­cy traite du thème de la pro­cras­ti­na­tion : les tâches impor­tantes mais désa­gréables sont sou­vent repous­sées jusqu’au moment où elles deviennent urgentes. Avant qu’elles ne soient enfin réa­li­sées, elle trottent dans la tête et sont vec­trices de stress. Pour appli­quer le prin­cipe, vous pou­vez dres­ser une liste de tâches, qui n’ont pas été réa­li­sées durant l’été ou que vous vou­lez peut-être réa­li­ser depuis bien plus long­temps encore.

Exé­cu­tez chaque jour une tâche de la liste, en début de jour­née. Ain­si, vous ces­se­rez de pen­ser en per­ma­nence à la tâche désa­gréable, et vous bar­re­rez de bon matin une tâche de votre liste. C’est un sou­la­ge­ment assu­ré. Pro­cé­dez ain­si chaque jour jusqu’à ce que la liste soit entiè­re­ment barrée.

Afin d’optimiser de manière géné­rale votre ges­tion du temps et de tra­vailler de manière plus pro­duc­tive, il peut être utile de défi­nir des objec­tifs pour vous-même ou pour votre exploi­ta­tion. Si vous défi­nis­sez clai­re­ment les objec­tifs que vous sou­hai­tez atteindre à court, moyen et long terme, vous pren­drez plus faci­le­ment les déci­sions adé­quates. Posez-vous les bonnes questions :

• Qu’est-ce que je sou­haite atteindre ?
• Com­ment le mesurer ?
• Pour­quoi est-ce que je sou­haite atteindre ce but ?
• Quand est-ce que je sou­haite atteindre ce but ?
• De quelle manière est-ce que je sou­haite atteindre ce but ?

Écri­vez vos objec­tifs. Une fois notés, vous pou­vez défi­nir les pro­chaines étapes et leurs échéances. Pour dres­ser un ordre de prio­ri­té pour les tâches, l’auteur Brian Tra­cy pro­pose la méthode A‑B-C-D‑E.

• A : extrê­me­ment impor­tante, doit être immé­dia­te­ment exé­cu­tée, car risque fort de consé­quences négatives.
• B : impor­tante, mais sera cepen­dant exé­cu­tée après A, les consé­quences étant moindres.
• C : à exé­cu­ter après A et B, le fait de ne pas exé­cu­ter C n’entraîne pas de consé­quences graves.
• D : doit certes être exé­cu­tée mais peut si pos­sible être délé­guée, afin de se concen­trer sur les tâches plus importantes.
• E : non per­ti­nente pour la réus­site du pro­jet, doit être éli­mi­née le plus rapi­de­ment possible.

10. Réflé­chis­sez aux tâches que vous pou­vez ou sou­hai­tez déléguer 

Si vous remar­quez que le tra­vail admi­nis­tra­tif engendre un stress trop impor­tant et que la pile de papier ne cesse de gran­dir, il est alors peut-être judi­cieux de délé­guer ce tra­vail en interne ou en externe. Un employé sup­plé­men­taire (mi-temps ou CDD) ou un pres­ta­taire de ser­vices peuvent être des alter­na­tives inté­res­santes. Les tâches de la caté­go­rie D du conseil 9 sont ici concer­nées. Cela vous per­met de libé­rer du temps et de l’énergie pour les autres tâches, ou bien d’avoir un peu de temps libre.