Dix conseils d’agriculteurs pour organiser votre bureau
Du printemps à l’automne, la plus grande partie de votre travail s’effectue aux champs. Mais pendant ce temps-là, une partie de la gestion administrative de l’exploitation peut rester en plan au bureau. Et le simple fait de penser à la pile de papiers et courriers qui s’accumulent engendre une pression supplémentaire. C’est sans compter sur le temps passé à chercher de documents importants, parfois dans l’urgence. Une étude a démontré que ce temps perdu peut coûter jusqu’à 2.000 € par an à une entreprise.
Les semis sont quasiment terminés et nous entrons maintenant dans une période un peu plus calme côté cultures. C’est donc du temps en plus que vous allez peut-être mettre à profit de la gestion administrative de votre exploitation. Voici dix conseils utiles qui vous aideront à mieux organiser votre bureau agricole pour éviter stress et temps perdu.
1. Installez-vous un VRAI bureau
Cela peut paraitre banal, et pourtant ce n’est pas le cas pour de nombreux agriculteurs. Un coin dans la cuisine, dans lequel s’empilent classeurs et feuilles volantes, une ancienne chambre avec des cartons dans les coins… ces conditions gênent clairement la concentration lors du travail et le rangement des documents.
Si vous en avez la possibilité, dédiez une pièce à votre bureau. Ensuite, retirez les affaires encombrantes sans lien avec votre travail. Une fois la porte close, vous bénéficiez d’un espace de travail calme et ordonné pour vous concentrer de façon continu sur la gestion administrative de l’activité.
Et si vous n’avez pas de pièce pouvant vous servir de bureau, délimitez clairement un espace de travail dans une pièce. Etagères, paravents, tentures… Choisissez du mobilier ou de la déco adéquates pour séparer l’espace de travail.

2. Rangez votre poste de travail et veillez à ce que tous les appareils fonctionnent
Tous les objets et appareils que vous utilisez doivent se trouver à portée de main. Par exemple, placez votre imprimante à côté ou derrière le bureau. Vous devez toujours avoir un bloc-notes et un stylo qui écrit sous la main si vous souhaitez noter quelque chose pendant une conversation téléphonique par exemple.
Veillez à ce que tous les appareils soient en état de marche, c’est-à-dire que l’imprimante ait encore suffisamment de papier et des cartouches pleines.
Pour éviter de passer trop de temps à chercher, il est également important que tous les objets aient une place attitrée. Gagnez également du temps sur votre ordinateur en utilisant des « favoris » dans le navigateur, pour vous connecter en un clic à votre compte 365FarmNet par exemple.
3. Etablissez une classification propre à votre exploitation
La classification des documents constitue la base d’une organisation de bureau optimale. La structure suivante a fait ses preuves :
00 Gestion des affaires
01 Administration
02 Finances
03 Personnel
04 Subventions
05 Cultures
06 Élevage porcin
07 Élevage bovin et production laitière
08 Aviculture
09 Volaille/production d’œufs
10 Projets
Dans un premier temps, établissez la structure de classification la plus judicieuse pour votre exploitation (chaque exploitation est unique). Puis, appliquez cette classification à vos classeurs papier ET à vos dossiers numériques (« Mes documents ») sur votre ordinateur et sur votre smartphone. Vous pouvez élaborer la structure seul ou bien demander conseil aux membres de la famille, à vos collaborateurs ou à vos confrères. Rien de tel que le partage d’expériences pour avoir une vue claire des sujets.
4. Donnez également accès à vos collaborateurs
Si la classification n’a pas été élaborée en groupe, il est important que vous expliquiez à tous les collaborateurs sa structure organisationnelle. Chacun pourra alors ranger ou trouver facilement les documents dont il a besoin, comme des bons de livraison ou des factures.
Sur 365farmNet, vous pouvez intégrer les collaborateurs dans la gestion de l’exploitation à l’aide du module Droit d’accès.
Pensez à dresser une note d’urgence en cas de problème. Même si ce n’est pas un sujet très réjouissant, il est cependant important que vous regroupiez toutes les informations nécessaires pour que votre exploitation puisse continuer de tourner sans vous en cas d’urgence. Nous vous conseillons fortement d’y indiquer le nom d’une personne de confiance à contacter en cas d’urgence. Également, notez les contacts des interlocuteurs et interlocutrices chargés de l’exploitation auprès des assurances, banques etc. Qui est votre médecin généraliste ? Qui est au courant d’une procuration ?
5. Imprimez les documents pertinents et agrafez-les
Nous sommes nombreux à vouloir atteindre ce but ultime et utopique : avoir un bureau sans le moindre papier. Pourtant, conserver certains documents sur papier est primordial. Dans l’agriculture, il s’agit par exemple des contrats notariés, des bilans d’exploitation ou des rapports annuels.
Vérifiez bien vos obligations de conservation de documents. Ces derniers doivent être classés, accessibles, consultables et vérifiables par des tiers dans un laps de temps raisonnable. En outre, les documents doivent être conservés dans un endroit sec et à l’abri de tout risque d’incendie, d’inondations ou de dégâts des eaux. Une sauvegarde informatique peut s’avérer intéressante pour certains d’entre eux.
Il est important de souligner que le délai de conservation d’un document débute à la fin de l’année calendaire au cours de laquelle le document a été établi. Si vous n’êtes pas sûr de devoir conserver un document ou pas, mieux vaut poser la question à votre comptable ou à votre conseiller fiscal.
365FarmNet vous permet d’imprimer les documents importants, comme les registres phytosanitaires, pour ensuite les classer. Vous pouvez tout aussi bien enregistrer ces données sous forme numérique de manière à limiter les bouts de papier.
6. Faites le tri et jetez les documents inutiles
Ne vous encombrez pas avec des documents qui ne font n’ont pas d’importance pour le suivi et la traçabilité de votre exploitation agricole. Scannez les papiers que vous souhaitez conserver et en jeter ensuite les versions papier qui n’ont pas besoin d’être conservées.
La mise à jour de votre parcellaire sur 365FarmNet constitue une étape importante pour arriver à un bureau « presque » sans papiers. La version d’accès gratuite de 365FarmNet vous permet de réaliser facilement cette première étape de numérisation.
7. Les listes de tâches (ou todo list) sont primordiales pour avoir une vue d’ensemble claire des activités
Pour éviter que le travail au bureau ne s’éternise, définissez idéalement les temps forts de votre activité et notez-les dans un calendrier (possible sur la version d’accès gratuite de 365FarmNet). 30 à 60 minutes suffisent bien souvent pour traiter la partie papier. Pour le suivi et l’enregistrement de vos activités aux champs, l’application mobile 365Crop vous permet de le faire directement où que vous soyez.
Il est également judicieux de noter les échéances réglementaire sur votre calendrier, ainsi que de programmer un rappel en amont afin d’avoir suffisamment de temps pour les traiter.
8. Règle 60:40 – prévoyez une marge de temps pour les imprévus
L’idée qui se cache derrière la règle des 60:40 est que vous ne devez toujours planifier que 60% du temps réellement disponible. Les 40% restant servent de « sécurité » pour les imprévus comme les contrôles, les appels importants inattendus, les réparations, etc.
Pour appliquer cette règle, il vous faut dans un premier temps définir le temps nécessaire à la réalisation des tâches quotidiennes ou hebdomadaires. Vous serez certainement étonné de voir combien de temps est alors déjà planifié de manière fixe.
9. Principe Eat-That-Frog – commencez par la tâche la plus impopulaire
Le principe Eat-That-Frog (principe d’avaler le crapaud) de Brian Tracy traite du thème de la procrastination : les tâches importantes mais désagréables sont souvent repoussées jusqu’au moment où elles deviennent urgentes. Avant qu’elles ne soient enfin réalisées, elle trottent dans la tête et sont vectrices de stress. Pour appliquer le principe, vous pouvez dresser une liste de tâches, qui n’ont pas été réalisées durant l’été ou que vous voulez peut-être réaliser depuis bien plus longtemps encore.
Exécutez chaque jour une tâche de la liste, en début de journée. Ainsi, vous cesserez de penser en permanence à la tâche désagréable, et vous barrerez de bon matin une tâche de votre liste. C’est un soulagement assuré. Procédez ainsi chaque jour jusqu’à ce que la liste soit entièrement barrée.
Afin d’optimiser de manière générale votre gestion du temps et de travailler de manière plus productive, il peut être utile de définir des objectifs pour vous-même ou pour votre exploitation. Si vous définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre à court, moyen et long terme, vous prendrez plus facilement les décisions adéquates. Posez-vous les bonnes questions :
- Qu’est-ce que je souhaite atteindre ?
- Comment le mesurer ?
- Pourquoi est-ce que je souhaite atteindre ce but ?
- Quand est-ce que je souhaite atteindre ce but ?
- De quelle manière est-ce que je souhaite atteindre ce but ?
Écrivez vos objectifs. Une fois notés, vous pouvez définir les prochaines étapes et leurs échéances. Pour dresser un ordre de priorité pour les tâches, l’auteur Brian Tracy propose la méthode A‑B-C-D‑E.
- A : extrêmement importante, doit être immédiatement exécutée, car risque fort de conséquences négatives.
- B : importante, mais sera cependant exécutée après A, les conséquences étant moindres.
- C : à exécuter après A et B, le fait de ne pas exécuter C n’entraîne pas de conséquences graves.
- D : doit certes être exécutée mais peut si possible être déléguée, afin de se concentrer sur les tâches plus importantes.
- E : non pertinente pour la réussite du projet, doit être éliminée le plus rapidement possible.
10. Réfléchissez aux tâches que vous pouvez ou souhaitez déléguer
Si vous remarquez que le travail administratif engendre un stress trop important et que la pile de papier ne cesse de grandir, il est alors peut-être judicieux de déléguer ce travail en interne ou en externe. Un employé supplémentaire (mi-temps ou CDD) ou un prestataire de services peuvent être des alternatives intéressantes. Les tâches de la catégorie D du conseil 9 sont ici concernées. Cela vous permet de libérer du temps et de l’énergie pour les autres tâches, ou bien d’avoir un peu de temps libre.