Dzie­sięć wska­zó­wek doty­czą­cych opty­mal­nej orga­ni­za­cji Two­je­go biu­ra rolniczego

Od wio­sny do jesie­ni więk­szość prac odby­wa się na polu. W biu­rze czę­sto wie­le rze­czy odkła­da się na póź­niej, zaj­mu­jąc się tyl­ko tym, co napraw­dę koniecz­ne. Myśl o rosną­cych sto­sach papie­rów i nie­otwar­tych rachun­kach może powo­do­wać dodat­ko­wy stres. Poza tym czę­sto bar­dzo dużo cza­su spę­dza się na szu­ka­niu doku­men­tów. Według badań może to kosz­to­wać przed­się­bior­stwa do 2000 € rocznie.

Teraz pra­ce na polu zakoń­czy­ły się i zbli­ża się nie­co spo­koj­niej­szy czas. To czas, któ­ry być może chcesz lub musisz wyko­rzy­stać, aby nad­ro­bić pew­ne spra­wy w biu­rze. Przed­sta­wia­my dzie­sięć pomoc­nych wska­zó­wek, któ­re teraz i w przy­szło­ści mogą pomóc Ci lepiej zor­ga­ni­zo­wać swo­je biu­ro rol­ni­cze i unik­nąć nagro­ma­dze­nia się pra­cy przy biurku.

1. Zor­ga­ni­zuj sobie biuro 

To, co może brzmieć banal­nie, zda­rza się czę­ściej, niż mogło­by się wyda­wać. Kąt w kuch­ni, w któ­rym pię­trzą się tecz­ki i luź­ne kart­ki, „wie­lo­funk­cyj­ne pomiesz­cze­nie” z kar­to­na­mi w rogu i mnó­stwem rze­czy na biur­ku – to warun­ki, któ­re zde­cy­do­wa­nie utrud­nia­ją pra­cę w sku­pie­niu i przej­rzy­ste prze­cho­wy­wa­nie dokumentów.

Jeśli to moż­li­we, zor­ga­ni­zuj kon­kret­ne pomiesz­cze­nie jako swo­je biu­ro. Przed­mio­ty, któ­re nie mają nic wspól­ne­go z Two­ją pra­cą biu­ro­wą, nie mają tutaj wstę­pu. Możesz tu pra­co­wać w sku­pie­niu i ciszy, a w razie potrze­by zamknąć (na klucz) drzwi.

Jeśli nie masz moż­li­wo­ści wyko­rzy­sta­nia na biu­ro całe­go poko­ju, wyraź­nie wydziel okre­ślo­ny obszar poko­ju. Jako prze­gro­dy w pomiesz­cze­niu mogą słu­żyć rega­ły, para­wa­ny, zasło­ny prze­suw­ne itp.

2. Sprzą­taj swo­je sta­no­wi­sko pra­cy i upew­nij się, że wszyst­kie urzą­dze­nia są spraw­ne i goto­we do działania

Wszyst­kie przy­bo­ry i urzą­dze­nia, któ­rych czę­sto uży­wasz, powin­ny być w Two­im zasię­gu ze sta­no­wi­ska pra­cy. Jeśli to moż­li­we, postaw np. dru­kar­kę bez­po­śred­nio przy biur­ku lub za nim. Notat­nik i dzia­ła­ją­cy dłu­go­pis powin­ny być zawsze pod ręką, jeśli np. chciał(a)byś robić notat­ki pod­czas roz­mo­wy telefonicznej.

Upew­nij się, że wszyst­kie urzą­dze­nia są „goto­we do uży­cia”, czy­li np. że dru­kar­ka ma jesz­cze wystar­cza­ją­cą ilość papie­ru i peł­ne wkła­dy drukujące.

Aby nie trze­ba było tra­cić cza­su na cią­głe szu­ka­nie, wszyst­kie przy­bo­ry powin­ny być swo­je sta­łe miej­sce. Rów­nież przy kom­pu­te­rze war­to zaosz­czę­dzić czas poprzez utwo­rze­nie zakła­dek w prze­glą­dar­ce – np. aby móc szyb­ko zalo­go­wać się na kon­to 365FarmNet.

3. Opra­cuj odpo­wied­ni dla Two­je­go gospo­dar­stwa spo­sób prze­cho­wy­wa­nia dokumentów 

Pod­sta­wą opty­mal­nej orga­ni­za­cji biu­ra jest odpo­wied­ni spo­sób archi­wi­za­cji doku­men­tów. W tej kwe­stii spraw­dza się nastę­pu­ją­ca struktura:

00 Zarzą­dza­nie przedsiębiorstwem
01 Administracja
02 Finan­se i rachunkowość
03 Personel
04 Finansowanie
05 Upra­wa roślin
06 Trzo­da chlewna
07 Hodow­la loch / pro­duk­cja prosiąt
08 Hodow­la bydła i pro­duk­cja mleka
09 Tucz drobiu
10 Drób / pro­duk­cja jaj
11 Projekty

War­to w pierw­szym kro­ku stwo­rzyć odpo­wied­nią dla swo­je­go gospo­dar­stwa struk­tu­rę, a następ­nie wdro­żyć ją na swo­im kom­pu­te­rze ORAZ w segre­ga­to­rach na doku­men­ty w swo­im biu­rze. Struk­tu­rę tę możesz opra­co­wać samo­dziel­nie lub spy­tać o pomy­sły człon­ków rodzi­ny lub innych pracowników.

4. Zapew­nij wgląd i dostęp tak­że wszyst­kim wła­ści­wym osobom 

Jeśli spo­sób archi­wi­za­cji doku­men­tów nie został opra­co­wa­ny wspól­nie, waż­ne jest wyja­śnie­nie jego struk­tu­ry wszyst­kim pra­cow­ni­kom. Dzię­ki temu każ­da oso­ba może bez­po­śred­nio zło­żyć tam lub zna­leźć odpo­wied­nie doku­men­ty, na przy­kład dowo­dy dostawy.

365FarmNet pozwa­la na włą­cze­nie pra­cow­ni­ków w zarzą­dza­nie gospo­dar­stwem za pomo­cą modu­łu „Dostęp dla pra­cow­ni­ków”. Poza biu­rem doku­men­to­wa­nie jest łatwe i szyb­kie dla każ­de­go dzię­ki apli­ka­cji 365Crop.

Na wypa­dek nad­zwy­czaj­nej sytu­acji powin­no się stwo­rzyć plan zastępstw lub pro­ce­du­rę dzia­łań w nagłych wypad­kach. Choć nie jest to przy­jem­ny temat, to waż­ne jest, aby zebrać wszyst­kie infor­ma­cje, któ­re są potrzeb­ne do pro­wa­dze­nia gospo­dar­stwa w nagłych wypad­kach rów­nież pod Two­ją nie­obec­ność. W pro­ce­du­rze dzia­łań w nagłych wypad­kach powin­na zna­leźć się mię­dzy inny­mi zaufa­na oso­ba, z któ­rą nale­ży się skon­tak­to­wać w nagłym wypad­ku – jeśli sta­nie się coś Tobie, a tak­że Two­im pra­cow­ni­kom. War­to rów­nież zano­to­wać oso­by kon­tak­to­we dla gospo­dar­stwa w fir­mach ubez­pie­cze­nio­wych, ban­kach, itp. Kto jest wła­ści­wym leka­rzem? Kto wie o pełnomocnictwie?

Choć pro­ce­du­ra dla sytu­acji awa­ryj­nych jest waż­na, nie zastę­pu­je ona peł­ne­go i odpo­wie­dzial­ne­go szko­le­nia z zakre­su dzia­ła­nia gospo­dar­stwa prze­pro­wa­dzo­ne­go zarów­no wśród pra­cow­ni­ków jak i osób z zewnątrz.

5. Wydru­kuj istot­ne doku­men­ty i dołącz je do akt

To praw­da, że dla wie­lu celem jest biu­ro bez papie­rów. Nie­któ­re doku­men­ty muszą być jed­nak prze­cho­wy­wa­ne w for­mie papie­ro­wej. W rol­nic­twie są to umo­wy nota­rial­ne, bilan­se otwar­cia czy też rocz­ne spra­woz­da­nia finansowe.

365FarmNet pozwa­la na dru­ko­wa­nie i umiesz­cza­nie w fol­de­rach waż­nych doku­men­tów. Dane te możesz rów­nież zapi­sy­wać w for­mie cyfro­wej w for­ma­cie PDF, mini­ma­li­zu­jąc tym samym ilość papier­ko­wej roboty.

6. Wybierz i wyrzuć nie­po­trzeb­ne dokumenty 

Teraz pozbądź się wszyst­kie­go, co nie wcho­dzi w zakres wska­zów­ki nr 4 i cze­go z waż­ne­go powo­du nie chcesz lub nie musisz prze­cho­wy­wać. Jeśli chcesz prze­cho­wać dany doku­ment, możesz go rów­nież zeska­no­wać, a następ­nie wyrzu­cić „wer­sję papierową”.

Waż­nym kro­kiem na dro­dze do biu­ra bez papie­ru jest cyfro­wy rejestr użyt­ków. 365FarmNet ofe­ru­je Ci łatwy start z bez­płat­nym pakie­tem pod­sta­wo­wym.

7. Listy rze­czy do zro­bie­nia i ter­mi­na­rze przy­da­ją się do śle­dze­nia zadań, ter­mi­nów i spotkań 

Aby unik­nąć nawar­stwia­nia się pra­cy biu­ro­wej, naj­le­piej jest usta­lić ramy cza­so­we i wpro­wa­dzić je do kalen­da­rza. Jeśli czę­ściej poświę­casz czas na swo­je doku­men­ty, czę­sto wystar­czy już 30 do 60 minut. Możesz nawet udo­ku­men­to­wać swo­je czyn­no­ści na polu bez­po­śred­nio za pomo­cą apli­ka­cji 365Crop.

Dobrym pomy­słem jest tak­że wpi­sa­nie do kalen­da­rza ter­mi­nów usta­wo­wych, np. ter­mi­nów skła­da­nia wnio­sków – wraz z przy­po­mnie­niem na dłu­go przed koń­cem ter­mi­nu, aby mieć wystar­cza­ją­co dużo cza­su na zło­że­nie wniosku.

8. Regu­ła 60/40 – zapla­nuj bufor cza­so­wy na nie­prze­wi­dzia­ne wydarzenia 

Regu­ła 60/40 gło­si, że zawsze powin­no się pla­no­wać tyl­ko 60% rze­czy­wi­ście dostęp­ne­go cza­su. Pozo­sta­łe 40% słu­ży jako „bufor” dla spon­ta­nicz­nych wizyt przed­sta­wi­cie­li han­dlo­wych, nie­prze­wi­dzia­nych tele­fo­nów, nie­pla­no­wa­nych napraw itp.

Aby sto­so­wać tę regu­łę, war­to w pierw­szym kro­ku uświa­do­mić sobie, ile cza­su potrze­bu­je się na czyn­no­ści powta­rza­ją­ce się codzien­nie lub co tydzień. Może Cię zdzi­wić, jak wie­le cza­su jest już przez to zare­zer­wo­wa­ne na kon­kret­ne czynności.

9. Zasa­da „Eat that frog” – wyko­nuj naj­pierw naj­mniej przy­jem­ne zadania 

Zasa­da „Eat that frog” („Zjedz tę żabę”) Bria­na Tracy’ego doty­czy tema­tu umyśl­ne­go odwle­ka­nia zadań: waż­ne, jed­nak mało przy­jem­ne zada­nia czę­sto są odkła­da­ne na póź­niej tak dłu­go, aż sta­ną się naglą­ce. Dopó­ki nie zosta­ną w koń­cu wyko­na­ne, krą­żą w two­jej gło­wie i wywo­łu­ją nie­po­trzeb­ny stres. Aby sto­so­wać tę zasa­dę, war­to opra­co­wać swo­ją listę zadań, któ­re przez lato pozo­sta­ły nie­wy­ko­na­ne lub któ­re być może już od o wie­le dłuż­sze­go cza­su chciałeś/chciałaś wykonać.

Teraz każ­de­go dnia wyko­nu­jesz jed­no z zadań na liście – od razu na począt­ku dnia. W ten spo­sób zamiast cały dzień myśleć o nie­przy­jem­nej rze­czy do zro­bie­nia, możesz od razu na począt­ku dnia odha­czyć punkt z listy i (miej­my nadzie­ję) poczuć ulgę. Postę­puj w ten spo­sób każ­de­go dnia, aż wszyst­kie zada­nia z listy zosta­ną wyko­na­ne – bez żad­nych wymówek.

W ogól­nej popra­wie zarzą­dza­nia cza­sem i bar­dziej pro­duk­tyw­nej pra­cy pomóc może okre­śle­nie celów dla sie­bie lub swo­je­go gospo­dar­stwa. Kie­dy już jasno okre­ślisz, co chcesz osią­gnąć w per­spek­ty­wie krót­ko- lub dłu­go­ter­mi­no­wej, łatwiej Ci będzie rów­nież pod­jąć na tej pod­sta­wie dzia­ła­nia. Możesz posta­wić sobie nastę­pu­ją­ce pytania:

• Co chcę osiągnąć?
• Ile chcę osią­gnąć i jak to zmierzę?
• Dla­cze­go chcę osią­gnąć ten cel?
• Do kie­dy chcę osią­gnąć ten cel?
• W jaki spo­sób chcę osią­gnąć ten cel?

Koniecz­nie określ swo­je cele na piśmie. Po zapi­sa­niu swo­ich celów w następ­nym kro­ku na ich pod­sta­wie możesz wyzna­czyć zada­nia i kamie­nie milo­we. Do nada­wa­nia zada­niom prio­ry­te­tów autor Brian Tra­cy pro­po­nu­je meto­dę ABCDE:

• A: zada­nia nie­zwy­kle waż­ne, któ­re muszą zostać wyko­na­ne natych­miast, w prze­ciw­nym razie mogą nas spo­tkać nega­tyw­ne konsekwencje
• B: zada­nia waż­ne, któ­re jed­nak wyko­nu­je się po zada­niach A, gdyż kon­se­kwen­cje ich nie­wy­ko­na­nia są mniej poważne
• C: zada­nia wyko­ny­wa­ne po A i B, nie­wy­ko­na­nie zadań C nie nie­sie za sobą poważ­nych konsekwencji
• D: choć są to zada­nia do wyko­na­nia, to w mia­rę moż­li­wo­ści powin­no się je dele­go­wać, aby móc sku­pić się na napraw­dę waż­nych rzeczach
• E: zada­nia nie­istot­ne dla powo­dze­nia pro­jek­tu, powin­no się je eli­mi­no­wać tak szyb­ko, jak to możliwe

10. Zasta­nów się, któ­re zada­nia możesz lub chcesz prze­ka­zać innym – na przy­kład dorad­cy podat­ko­we­mu lub pra­cow­ni­ko­wi biurowemu 

Jeśli zauwa­żysz, że pra­ca biu­ro­wa powo­du­je u Cie­bie duży stres, a sto­sy papie­rów sta­ją się coraz więk­sze, dobrym pomy­słem może być prze­ka­za­nie tej pra­cy komuś inne­mu – wewnątrz przed­się­bior­stwa lub poza nim. Dobrym pomy­słem jest wyzna­cze­nie pra­cow­ni­ka biu­ro­we­go lub zle­ce­nie powta­rza­ją­cych się zadań zewnętrz­nej fir­mie – dorad­cy podat­ko­we­mu lub biu­ru rachun­ko­we­mu (kate­go­ria D we wska­zów­ce nr 9). W ten spo­sób możesz zyskać dla sie­bie wię­cej cza­sy na pra­cę czy po pro­stu odpoczynek.