Zehn Tipps für die optimale Organisation Ihres Agrarbüros
Vom Frühling bis zum Herbst findet die meiste Arbeit auf dem Acker statt. Häufig bleibt im Büro einiges liegen und nur das Nötigste wird bearbeitet. Der Gedanke an wachsende Papierstapel und ungeöffnete Rechnungen kann zusätzlichen Stress verursachen. Außerdem verbringt man häufig sehr viel Zeit mit dem Suchen von Unterlagen. Dies kann Unternehmen laut einer Studie bis zu 2.000 € pro Jahr kosten.
Nun sind die Arbeiten auf dem Acker erst einmal erledigt und eine etwas ruhigere Zeit steht an. Zeit, die Sie vielleicht nutzen möchten – oder müssen – um im Büro einiges abzuarbeiten. Wir geben Ihnen zehn hilfreiche Tipps, die Sie dabei nun und auch in Zukunft unterstützen können, um Ihr Agrarbüro besser zu organisieren und zu vermeiden, dass sich Schreibtischarbeit anhäuft.
1. Richten Sie sich ein Büro ein
Was vielleicht banal klingen mag, kommt häufiger vor als man denkt: Eine Ecke in der Küche, in der sich Ordner und lose Zettel stapeln, ein „Multifunktionsraum“ mit Kartons in der Ecke und lauter „Zeug“ auf dem Schreibtisch – Bedingungen, die das konzentrierte Arbeiten und eine übersichtliche Lagerung der Dokumente eindeutig erschweren.
Wenn es möglich ist, richten Sie sich einen bestimmten Raum als Ihr Büro ein. Hier haben keine Gegenstände etwas zu suchen, die nichts mit Ihrer Büroarbeit zu tun haben. Hier können Sie konzentriert und in Ruhe arbeiten und notfalls die Tür (ab-)schließen.
Falls Sie nicht die Möglichkeit haben, ein ganzes Zimmer als Büro zu nutzen, trennen Sie sich deutlich einen Bereich eines Zimmers ab. Als Raumtrenner eignen sich Regale, Paravents, Schiebegardinen etc.
2. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf und stellen Sie sicher, dass alle Geräte funktionieren
Alle Utensilien und Geräte, die Sie häufig nutzen, sollten vom Platz aus erreichbar sein. Wenn möglich, stellen Sie z.B. den Drucker direkt neben oder hinter den Schreibtisch. Ein Notizblock und ein funktionierender Stift sollten immer griffbereit sein, wenn Sie sich z.B. während eines Telefonates etwas notieren möchten.
Sorgen Sie dafür, dass alle Geräte „einsatzfähig“ sind, also dass z.B. der Drucker noch genügend Papier und volle Patronen hat.
Um sich außerdem ständiges Suchen zu ersparen ist es wichtig, dass alle Utensilien einen festen Platz haben. Auch am Computer ist es hilfreich, durch Lesezeichen im Browser Zeit zu sparen – z.B., damit Sie sich schnell in Ihren 365FarmNet Account einloggen können.
3. Erstellen Sie einen betriebsindividuellen Aktenplan
Die Basis für eine optimale Büroorganisation bildet ein sinnvoller Aktenplan. Die Landwirtschaftskammer Nordrhein-Westfalen schlägt folgende Struktur vor:
00 Unternehmensführung
01 Verwaltung
02 Finanzen
03 Personal
04 Förderung
05 Pflanzenbau
06 Schweinehaltung / Mast
07 Sauenhaltung / Ferkelerzeugung
08 Rinderhaltung und Milchgewinnung
09 Geflügelmast
10 Geflügel / Eierproduktion
11 Projekte
Hilfreich ist es, wenn Sie im ersten Schritt eine für Ihren Betrieb sinnvolle Struktur erstellen und diese Struktur dann im nächsten Schritt auf Ihrem Computer UND auf den Aktenordnern in Ihrem Büro umsetzen. Die Struktur können Sie allein erarbeiten oder Sie fragen einmal Ihre Familienmitglieder oder andere Mitarbeitende nach Ideen.
4. Geben Sie allen relevanten Personen ebenfalls Einblick und Zugriff
Falls der Aktenplan nicht sowieso gemeinschaftlich erarbeitet wurde, ist es wichtig, dass Sie allen Mitarbeitenden die Struktur des Aktenplans einmal erläutern. Dadurch kann jede Person relevante Dokumente, wie Lieferscheine, direkt ablegen oder finden.
Bei 365FarmNet können Sie Mitarbeitende mithilfe des Bausteins Mitarbeiterzugang in das Betriebsmanagement einbinden. Unterwegs gelingt die Dokumentation für alle einfach und schnell mithilfe der 365Crop App.
Für den Notfall sollten Sie einen Vertretungsplan bzw. Notfallzettel erstellen. Auch, wenn dies kein schönes Thema ist, ist es dennoch wichtig, dass Sie einmal alle Informationen zusammentragen, die benötigt werden, damit Ihr Betrieb im Notfall auch ohne Sie weiterlaufen kann. Auf dem Notfallzettel sollte unter anderem eine Vertrauensperson stehen, die im Notfall kontaktiert werden soll – wenn Ihnen etwas passiert, aber genauso auch Ihren Mitarbeitenden. Genauso ist es sinnvoll, die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für den Betrieb bei Versicherungen, Banken etc. zu notieren. Wer ist der zuständige Arzt? Wer weiß über eine Vollmacht Bescheid?
So wichtig ein solcher Notfallplan auch ist: Er ersetzt auf keinen Fall die vorausschauende, gezielte Einweisung von internen und externen Vertrauenspersonen in die betrieblichen Abläufe und Informationen.
5. Drucken Sie sich relevante Dokumente aus und heften Sie diese ab
Zwar soll das Ziel für viele das papierlose Büro sein. Manche Dokumente müssen Sie jedoch in Papierform aufbewahren. In der Landwirtschaft sind dies notarielle Verträge, Eröffnungsbilanzen oder Jahresabschlüsse.
Wie man die übrigen Dokumente innerhalb ihrer Aufbewahrungspflicht aufbewahren muss, erläutern die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD): Dokumente aufbewahren bedeutet, dass die Dokumente geordnet bzw. auffindbar und für Dritte in angemessener Zeit les- und prüfbar sein müssen. Außerdem müssen die Dokumente sicher vor einem Brand und Überschwemmungen bzw. Wasserschäden aufbewahrt werden.
Die DLG hat die Aufbewahrungspflichten landwirtschaftlicher Dokumente in einem Merkblatt zusammengestellt. Die Aufbewahrungspflichten liegen zwischen zwei und zehn Jahren. Hier ein paar Beispiele:
- Dauernd: Urkunden, Notarunterlagen, Grundstücks- und Landpachtverkehr, Bau-genehmigungen
- Zehn Jahre: steuerliche Bücher und Aufzeichnungen (Inventarverzeichnisse, Jahres-abschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege), Untersuchungs-ergebnisse von Biogassubstraten, Agrardieselbescheid und ‑Buchführungsbelege, De-minimis-Bescheinigungen bei Zuschüssen
- Sieben Jahre: Unterlagen zur Düngeverordnung nach Ablauf des Düngejahres (Nährstoffvergleiche, Bodenproben, Nmin-Werte und die Richtwerte bzw. Analyse der eingesetzten Wirtschaftsdünger)
- Sechs Jahre: Darlehensunterlagen, Versicherungspolicen nach Vertragsende, Arbeitsverträge nach Vertragsende, empfangene Geschäftsbriefe, Wiedergaben der versendeten Geschäftsbriefe und die sonstigen Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sind (auch wenn sie digital in Form von E‑Mails vorliegen).
- Fünf Jahre: Förderunterlagen im Regelfall
- Drei Jahre: Pflanzenschutzgesetz-Aufzeichnungen, Lieferscheine zur Abgabe und Aufnahme von Gülle oder Gärrest, Besamungsscheine, Tierkörperbeseitigungsunterlagen
- Zwei bis drei Jahre: Nach der letzten Änderung des Pflanzenschutzgesetzes sind schlagbezogene Aufzeichnungen über die Anwendung von Pflanzenschutzmitteln Pflicht. Es wird empfohlen, die Unterlagen ein bis zwei Jahre nach Ablauf der Genehmigung aufzubewahren.
- Zwei Jahre: Lieferscheine für Futtermittel, Viehverkehrsbelege, Tierarzneimittelabgabebelege, Eutergesundheits-Untersuchungsergebnisse, Prüfprotokoll Melkanlage
Wichtig zu erwähnen ist, dass die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Dokument angefallen ist. Falls Sie unsicher sind, ob Sie ein Dokument im Original aufbewahren müssen oder nicht, fragen Sie am besten bei Ihrer Buchführungsstelle oder bei Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin nach.
Mithilfe von 365FarmNet können Sie wichtige Dokumente, wie CC-Nachweise, ausdrucken und in Ordnern ablegen. Genauso können Sie diese Daten auch in digitaler Form als PDF speichern, sodass die Zettelwirtschaft minimiert wird.
6. Sortieren Sie aus und werfen Sie nichtbenötigte Unterlagen weg
Nun entsorgen Sie alles, was nicht unter Tipp 4 fällt, und Sie nicht aus einem wichtigen Grund aufbewahren möchten oder müssen. Unterlagen, die Sie aufbewahren möchten, können Sie auch einscannen und dann die „Papierversion“ wegwerfen.
Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die digitale Ackerschlagkartei. 365FarmNet bietet Ihnen einen leichten Einstieg mit dem kostenlosen Basispaket.
7. To-do-Listen und Tagesplaner sind sinnvoll, um Aufgaben, Fristen und Termine im Blick zu behalten
Damit sich keine Büroarbeit anhäuft, legen Sie am besten Zeiträume dafür fest und tragen Sie sich diese im Kalender an. Wenn Sie sich häufiger Zeit für Ihre Unterlagen nehmen, genügen oft schon 30 bis 60 min. Die Dokumentation Ihrer Tätigkeiten auf dem Acker können Sie mithilfe der 365Crop App sogar direkt vornehmen.
Es ist sinnvoll, wenn Sie sich auch die gesetzlichen Fristen, z.B. für das Einreichen von Anträgen, im Kalender eintragen – inklusive einer Erinnerung deutlich vor dem Ende der Frist, damit Sie genügend Zeit für den Antrag haben.
8. 60:40-Regel – planen Sie einen Zeitpuffer für unvorhergesehene Termine ein
Die Idee, die hinter der 60:40-Regel steckt ist, dass Sie immer nur 60 % der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit verplanen sollten. Die übrigen 40 % dienen als „Puffer“ für spontane Vertreterbesuche, unvorhergesehene Anrufe, ungeplante Reparaturen etc.
Um diese Regel anzuwenden, ist es hilfreich, wenn Sie sich im ersten Schritt einmal bewusst machen, wie viel Zeit Sie für täglich oder wöchentlich wiederkehrende Tätigkeiten benötigen. Sie werden möglicherweise erstaunt sein, wie viel Zeit dadurch schon fest verplant ist.
9. Eat-That-Frog-Prinzip – erledigen Sie die unbeliebteste Aufgabe zuerst
Beim Eat-that-Frog-Prinzip (Iss-diesen-Frosch-Prinzip) von Brian Tracy geht es um das Thema Prokrastination: Wichtige, aber unangenehme Aufgaben werden häufig so lange aufgeschoben, bis sie dringend werden. Bis sie dann schließlich erledigt sind, kreisen sie einem im Kopf herum und verursachen Stress. Um das Prinzip anzuwenden, können Sie eine Liste erstellen mit Aufgaben, die über den Sommer liegen geblieben sind oder die Sie vielleicht schon seit viel längerer Zeit erledigen wollten.
Nun erledigen Sie jeden Tag eine der Aufgaben auf der Liste – direkt zu Beginn des Tages. So kreisen Ihre Gedanken nicht den ganzen Tag um das unangenehme „To Do“, sondern Sie können direkt morgens einen Punkt von Ihrer Liste abhaken und fühlen sich (hoffentlich) etwas erleichtert. So gehen Sie nun jeden Tag vor, bis die Liste abgearbeitet ist. Ohne Wenn und Aber.
Um Ihr Zeitmanagement generell zu verbessern und produktiver zu arbeiten, kann es helfen, dass Sie einmal Ziele für sich oder Ihren Betrieb definieren. Wenn Sie sich einmal deutlich machen, was Sie kurz‑, mittel- oder langfristig erreichen möchten, fällt es Ihnen auch leichter, daraus Handlungen abzuleiten. Sie können sich folgende Fragen stellen:
- Was möchte ich erreichen?
- Wie viel möchte ich erreichen und wie messe ich dies?
- Warum möchte ich dieses Ziel erreichen?
- Bis wann möchte ich dieses Ziel erreichen?
- Auf welchem Weg möchte ich dieses Ziel erreichen?
Halten Sie Ihre Ziele auf jeden Fall schriftlich fest. Wenn Sie Ihre Ziele notiert haben, können Sie im nächsten Schritt Aufgaben und Meilensteine ableiten. Um die Aufgaben zu priorisieren, schlägt der Autor Brian Tracy die A‑B-C-D-E-Methode vor:
- A: äußerst wichtig und muss sofort erledigt werden, ansonsten drohen negative Konsequenzen
- B: wichtig, wird jedoch nach A erledigt, da weniger extreme Konsequenzen drohen
- C: wird nach A und B erledigt, Nichterledigung von C hat keine schwerwiegenden Konsequenzen
- D: ist zwar zu erledigen, sollte aber nach Möglichkeit sofort delegiert werden, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren zu können
- E: ist für das Gelingen des Projektes nicht relevant, sollte so schnell wie möglich eliminiert werden
10. Überlegen Sie sich, welche Aufgaben Sie abgeben können oder möchten – etwa an ein Steuerbüro oder eine Bürofachkraft
Wenn Sie merken, dass die Büroarbeit in Ihnen großen Stress auslöst und die Papierstapel immer größer werden, ist es vielleicht sinnvoll, diese Arbeit – intern oder extern – abzugeben. So kann Sie z.B. eine Bürokraft regelmäßig unterstützen oder Sie geben wiederkehrende Aufgaben an einen Dienstleister ab. Hierunter fallen die Aufgaben aus der Kategorie D von Tipp 9. Dies führt dazu, dass Sie wieder mehr Zeit und Energie für andere Aufgaben – oder eben etwas Freizeit haben.
Pressekontakt
Yasmin Moehring Tel. +49 30 25 93 29–901 Mobil +49 151 17 28 18 69 moehring@365farmnet.com
