Zehn Tipps für die opti­ma­le Orga­ni­sa­ti­on Ihres Agrar­bü­ros

Vom Früh­ling bis zum Herbst fin­det die meis­te Arbeit auf dem Acker statt. Häu­fig bleibt im Büro eini­ges lie­gen und nur das Nötigs­te wird bear­bei­tet. Der Gedan­ke an wach­sen­de Papier­sta­pel und unge­öff­ne­te Rech­nun­gen kann zusätz­li­chen Stress ver­ur­sa­chen. Außer­dem ver­bringt man häu­fig sehr viel Zeit mit dem Suchen von Unter­la­gen. Dies kann Unter­neh­men laut einer Stu­die bis zu 2.000 € pro Jahr kos­ten.

Nun sind die Arbei­ten auf dem Acker erst ein­mal erle­digt und eine etwas ruhi­ge­re Zeit steht an. Zeit, die Sie viel­leicht nut­zen möch­ten – oder müs­sen – um im Büro eini­ges abzu­ar­bei­ten. Wir geben Ihnen zehn hilf­rei­che Tipps, die Sie dabei nun und auch in Zukunft unter­stüt­zen kön­nen, um Ihr Agrar­bü­ro bes­ser zu orga­ni­sie­ren und zu ver­mei­den, dass sich Schreib­tisch­ar­beit anhäuft.

1. Rich­ten Sie sich ein Büro ein

Was viel­leicht banal klin­gen mag, kommt häu­fi­ger vor als man denkt: Eine Ecke in der Küche, in der sich Ord­ner und lose Zet­tel sta­peln, ein „Mul­ti­funk­ti­ons­raum“ mit Kar­tons in der Ecke und lau­ter „Zeug“ auf dem Schreib­tisch – Bedin­gun­gen, die das kon­zen­trier­te Arbei­ten und eine über­sicht­li­che Lage­rung der Doku­men­te ein­deu­tig erschwe­ren.

Wenn es mög­lich ist, rich­ten Sie sich einen bestimm­ten Raum als Ihr Büro ein. Hier haben kei­ne Gegen­stän­de etwas zu suchen, die nichts mit Ihrer Büro­ar­beit zu tun haben. Hier kön­nen Sie kon­zen­triert und in Ruhe arbei­ten und not­falls die Tür (ab-)schließen.

Falls Sie nicht die Mög­lich­keit haben, ein gan­zes Zim­mer als Büro zu nut­zen, tren­nen Sie sich deut­lich einen Bereich eines Zim­mers ab. Als Raum­tren­ner eig­nen sich Rega­le, Para­vents, Schie­be­gar­di­nen etc.

Mann stretcht sich am Schreibtisch

2. Räu­men Sie Ihren Arbeits­platz auf und stel­len Sie sicher, dass alle Gerä­te funk­tio­nie­ren

Alle Uten­si­li­en und Gerä­te, die Sie häu­fig nut­zen, soll­ten vom Platz aus erreich­bar sein. Wenn mög­lich, stel­len Sie z.B. den Dru­cker direkt neben oder hin­ter den Schreib­tisch. Ein Notiz­block und ein funk­tio­nie­ren­der Stift soll­ten immer griff­be­reit sein, wenn Sie sich z.B. wäh­rend eines Tele­fo­na­tes etwas notie­ren möch­ten.

Sor­gen Sie dafür, dass alle Gerä­te „ein­satz­fä­hig“ sind, also dass z.B. der Dru­cker noch genü­gend Papier und vol­le Patro­nen hat.

Um sich außer­dem stän­di­ges Suchen zu erspa­ren ist es wich­tig, dass alle Uten­si­li­en einen fes­ten Platz haben. Auch am Com­pu­ter ist es hilf­reich, durch Lese­zei­chen im Brow­ser Zeit zu spa­ren – z.B., damit Sie sich schnell in Ihren 365FarmNet Account ein­log­gen kön­nen.

3. Erstel­len Sie einen betriebs­in­di­vi­du­el­len Akten­plan

Die Basis für eine opti­ma­le Büro­or­ga­ni­sa­ti­on bil­det ein sinn­vol­ler Akten­plan. Die Land­wirt­schafts­kam­mer Nord­rhein-West­fa­len schlägt fol­gen­de Struk­tur vor:

00 Unter­neh­mens­füh­rung
01 Ver­wal­tung
02 Finan­zen
03 Per­so­nal
04 För­de­rung
05 Pflan­zen­bau
06 Schwei­ne­hal­tung / Mast
07 Sauen­hal­tung / Fer­kel­er­zeu­gung
08 Rin­der­hal­tung und Milch­ge­win­nung
09 Geflü­gel­mast
10 Geflü­gel / Eier­pro­duk­ti­on
11 Pro­jek­te

Hilf­reich ist es, wenn Sie im ers­ten Schritt eine für Ihren Betrieb sinn­vol­le Struk­tur erstel­len und die­se Struk­tur dann im nächs­ten Schritt auf Ihrem Com­pu­ter UND auf den Akten­ord­nern in Ihrem Büro umset­zen. Die Struk­tur kön­nen Sie allein erar­bei­ten oder Sie fra­gen ein­mal Ihre Fami­li­en­mit­glie­der oder ande­re Mit­ar­bei­ten­de nach Ideen.

4. Geben Sie allen rele­van­ten Per­so­nen eben­falls Ein­blick und Zugriff

Falls der Akten­plan nicht sowie­so gemein­schaft­lich erar­bei­tet wur­de, ist es wich­tig, dass Sie allen Mit­ar­bei­ten­den die Struk­tur des Akten­plans ein­mal erläu­tern. Dadurch kann jede Per­son rele­van­te Doku­men­te, wie Lie­fer­schei­ne, direkt able­gen oder fin­den.

Bei 365FarmNet kön­nen Sie Mit­ar­bei­ten­de mit­hil­fe des Bau­steins Mit­ar­bei­ter­zu­gang in das Betriebs­ma­nage­ment ein­bin­den. Unter­wegs gelingt die Doku­men­ta­ti­on für alle ein­fach und schnell mit­hil­fe der 365Crop App.

Für den Not­fall soll­ten Sie einen Ver­tre­tungs­plan bzw. Not­fall­zet­tel erstel­len. Auch, wenn dies kein schö­nes The­ma ist, ist es den­noch wich­tig, dass Sie ein­mal alle Infor­ma­tio­nen zusam­men­tra­gen, die benö­tigt wer­den, damit Ihr Betrieb im Not­fall auch ohne Sie wei­ter­lau­fen kann. Auf dem Not­fall­zet­tel soll­te unter ande­rem eine Ver­trau­ens­per­son ste­hen, die im Not­fall kon­tak­tiert wer­den soll – wenn Ihnen etwas pas­siert, aber genau­so auch Ihren Mit­ar­bei­ten­den. Genau­so ist es sinn­voll, die Ansprech­part­ne­rin­nen und Ansprech­part­ner für den Betrieb bei Ver­si­che­run­gen, Ban­ken etc. zu notie­ren. Wer ist der zustän­di­ge Arzt? Wer weiß über eine Voll­macht Bescheid?

So wich­tig ein sol­cher Not­fall­plan auch ist: Er ersetzt auf kei­nen Fall die vor­aus­schau­en­de, geziel­te Ein­wei­sung von inter­nen und exter­nen Ver­trau­ens­per­so­nen in die betrieb­li­chen Abläu­fe und Infor­ma­tio­nen.

5. Dru­cken Sie sich rele­van­te Doku­men­te aus und hef­ten Sie die­se ab

Zwar soll das Ziel für vie­le das papier­lo­se Büro sein. Man­che Doku­men­te müs­sen Sie jedoch in Papier­form auf­be­wah­ren. In der Landwirtschaft sind dies nota­ri­el­le Ver­trä­ge, Eröff­nungs­bi­lan­zen oder Jah­res­ab­schlüs­se.

Wie man die übri­gen Doku­men­te inner­halb ihrer Auf­be­wah­rungs­pflicht auf­be­wah­ren muss, erläu­tern die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ (GoBD): Doku­men­te auf­be­wah­ren bedeu­tet, dass die Doku­men­te geord­net bzw. auf­find­bar und für Drit­te in ange­mes­se­ner Zeit les- und prüf­bar sein müs­sen. Außer­dem müs­sen die Doku­men­te sicher vor einem Brand und Über­schwem­mun­gen bzw. Was­ser­schä­den auf­be­wahrt wer­den.

Die DLG hat die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten land­wirt­schaft­li­cher Doku­men­te in einem Merk­blatt zusam­men­ge­stellt. Die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten lie­gen zwi­schen zwei und zehn Jah­ren. Hier ein paar Bei­spie­le:

  • Dau­ernd: Urkun­den, Notar­un­ter­la­gen, Grund­stücks- und Land­pacht­ver­kehr, Bau-geneh­mi­gun­gen
  • Zehn Jah­re: steu­er­li­che Bücher und Auf­zeich­nun­gen (Inven­tar­ver­zeich­nis­se, Jah­res-abschlüs­se, Ein­gangs- und Aus­gangs­rech­nun­gen, Buchungs­be­le­ge), Unter­su­chungs-ergeb­nis­se von Bio­gas­sub­stra­ten, Agrar­die­sel­be­scheid und ‑Buch­füh­rungs­be­le­ge, De-mini­mis-Beschei­ni­gun­gen bei Zuschüs­sen
  • Sie­ben Jah­re: Unter­la­gen zur Dün­ge­ver­ord­nung nach Ablauf des Dün­ge­jah­res (Nähr­stoff­ver­glei­che, Boden­pro­ben, Nmin-Wer­te und die Richt­wer­te bzw. Ana­ly­se der ein­ge­setz­ten Wirt­schafts­dün­ger)
  • Sechs Jah­re: Dar­le­hens­un­ter­la­gen, Ver­si­che­rungs­po­li­cen nach Ver­trags­en­de, Arbeits­ver­trä­ge nach Ver­trags­en­de, emp­fan­ge­ne Geschäfts­brie­fe, Wie­der­ga­ben der ver­sen­de­ten Geschäfts­brie­fe und die sons­ti­gen Unter­la­gen, die für die Besteue­rung wich­tig sind (auch wenn sie digi­tal in Form von E‑Mails vor­lie­gen).
  • Fünf Jah­re: För­der­un­ter­la­gen im Regel­fall
  • Drei Jah­re: Pflan­zen­schutz­ge­setz-Auf­zeich­nun­gen, Lie­fer­schei­ne zur Abga­be und Auf­nah­me von Gül­le oder Gär­rest, Besa­mungs­schei­ne, Tier­kör­per­be­sei­ti­gungs­un­ter­la­gen
  • Zwei bis drei Jah­re: Nach der letz­ten Ände­rung des Pflan­zen­schutz­ge­set­zes sind schlag­be­zo­ge­ne Auf­zeich­nun­gen über die Anwen­dung von Pflan­zen­schutz­mit­teln Pflicht. Es wird emp­foh­len, die Unter­la­gen ein bis zwei Jah­re nach Ablauf der Geneh­mi­gung auf­zu­be­wah­ren.
  • Zwei Jah­re: Lie­fer­schei­ne für Fut­ter­mit­tel, Vieh­ver­kehrs­be­le­ge, Tier­arz­nei­mit­tel­ab­ga­be­be­le­ge, Euter­ge­sund­heits-Unter­su­chungs­er­geb­nis­se, Prüf­pro­to­koll Mel­k­an­la­ge

Wich­tig zu erwäh­nen ist, dass die Auf­be­wah­rungs­frist eines Doku­ments am Ende des Kalen­der­jah­res beginnt, in dem das Doku­ment ange­fal­len ist. Falls Sie unsi­cher sind, ob Sie ein Doku­ment im Ori­gi­nal auf­be­wah­ren müs­sen oder nicht, fra­gen Sie am bes­ten bei Ihrer Buch­füh­rungs­stel­le oder bei Ihrem Steu­er­be­ra­ter oder Ihrer Steu­er­be­ra­te­rin nach.

Mit­hil­fe von 365FarmNet kön­nen Sie wich­ti­ge Doku­men­te, wie CC-Nach­wei­se, aus­dru­cken und in Ord­nern able­gen. Genau­so kön­nen Sie die­se Daten auch in digi­ta­ler Form als PDF spei­chern, sodass die Zet­tel­wirt­schaft mini­miert wird.

6. Sor­tie­ren Sie aus und wer­fen Sie nicht­be­nö­tig­te Unter­la­gen weg

Nun ent­sor­gen Sie alles, was nicht unter Tipp 4 fällt, und Sie nicht aus einem wich­ti­gen Grund auf­be­wah­ren möch­ten oder müs­sen. Unter­la­gen, die Sie auf­be­wah­ren möch­ten, kön­nen Sie auch ein­scan­nen und dann die „Papier­ver­si­on“ weg­wer­fen.

Ein wich­ti­ger Schritt auf dem Weg zum papier­lo­sen Büro ist die digi­ta­le Acker­schlag­kar­tei. 365FarmNet bie­tet Ihnen einen leich­ten Ein­stieg mit dem kos­ten­lo­sen Basis­pa­ket.

7. To-do-Lis­ten und Tages­pla­ner sind sinn­voll, um Auf­ga­ben, Fris­ten und Ter­mi­ne im Blick zu behal­ten

Damit sich kei­ne Büro­ar­beit anhäuft, legen Sie am bes­ten Zeit­räu­me dafür fest und tra­gen Sie sich die­se im Kalen­der an. Wenn Sie sich häu­fi­ger Zeit für Ihre Unter­la­gen neh­men, genü­gen oft schon 30 bis 60 min. Die Doku­men­ta­ti­on Ihrer Tätig­kei­ten auf dem Acker kön­nen Sie mit­hil­fe der 365Crop App sogar direkt vor­neh­men.

Es ist sinn­voll, wenn Sie sich auch die gesetz­li­chen Fris­ten, z.B. für das Ein­rei­chen von Anträ­gen, im Kalen­der ein­tra­gen – inklu­si­ve einer Erin­ne­rung deut­lich vor dem Ende der Frist, damit Sie genü­gend Zeit für den Antrag haben.

8. 60:40-Regel – pla­nen Sie einen Zeit­puf­fer für unvor­her­ge­se­he­ne Ter­mi­ne ein

Die Idee, die hin­ter der 60:40-Regel steckt ist, dass Sie immer nur 60 % der tat­säch­lich zur Ver­fü­gung ste­hen­den Zeit ver­pla­nen soll­ten. Die übri­gen 40 % die­nen als „Puf­fer“ für spon­ta­ne Ver­tre­ter­be­su­che, unvor­her­ge­se­he­ne Anru­fe, unge­plan­te Repa­ra­tu­ren etc.

Um die­se Regel anzu­wen­den, ist es hilf­reich, wenn Sie sich im ers­ten Schritt ein­mal bewusst machen, wie viel Zeit Sie für täg­lich oder wöchent­lich wie­der­keh­ren­de Tätig­kei­ten benö­ti­gen. Sie wer­den mög­li­cher­wei­se erstaunt sein, wie viel Zeit dadurch schon fest ver­plant ist.

9. Eat-That-Frog-Prin­zip – erle­di­gen Sie die unbe­lieb­tes­te Auf­ga­be zuerst

Beim Eat-that-Frog-Prin­zip (Iss-die­sen-Frosch-Prin­zip) von Bri­an Tra­cy geht es um das The­ma Pro­kras­ti­na­ti­on: Wich­ti­ge, aber unan­ge­neh­me Auf­ga­ben wer­den häu­fig so lan­ge auf­ge­scho­ben, bis sie drin­gend wer­den. Bis sie dann schließ­lich erle­digt sind, krei­sen sie einem im Kopf her­um und ver­ur­sa­chen Stress. Um das Prin­zip anzu­wen­den, kön­nen Sie eine Lis­te erstel­len mit Auf­ga­ben, die über den Som­mer lie­gen geblie­ben sind oder die Sie viel­leicht schon seit viel län­ge­rer Zeit erle­di­gen woll­ten.

Nun erle­di­gen Sie jeden Tag eine der Auf­ga­ben auf der Lis­te – direkt zu Beginn des Tages. So krei­sen Ihre Gedan­ken nicht den gan­zen Tag um das unan­ge­neh­me „To Do“, son­dern Sie kön­nen direkt mor­gens einen Punkt von Ihrer Lis­te abha­ken und füh­len sich (hof­fent­lich) etwas erleich­tert. So gehen Sie nun jeden Tag vor, bis die Lis­te abge­ar­bei­tet ist. Ohne Wenn und Aber.

Um Ihr Zeit­ma­nage­ment gene­rell zu ver­bes­sern und pro­duk­ti­ver zu arbei­ten, kann es hel­fen, dass Sie ein­mal Zie­le für sich oder Ihren Betrieb defi­nie­ren. Wenn Sie sich ein­mal deut­lich machen, was Sie kurz‑, mit­tel- oder lang­fris­tig errei­chen möch­ten, fällt es Ihnen auch leich­ter, dar­aus Hand­lun­gen abzu­lei­ten. Sie kön­nen sich fol­gen­de Fra­gen stel­len:

  • Was möch­te ich errei­chen?
  • Wie viel möch­te ich errei­chen und wie mes­se ich dies?
  • War­um möch­te ich die­ses Ziel errei­chen?
  • Bis wann möch­te ich die­ses Ziel errei­chen?
  • Auf wel­chem Weg möch­te ich die­ses Ziel errei­chen?

Hal­ten Sie Ihre Zie­le auf jeden Fall schrift­lich fest. Wenn Sie Ihre Zie­le notiert haben, kön­nen Sie im nächs­ten Schritt Auf­ga­ben und Mei­len­stei­ne ablei­ten. Um die Auf­ga­ben zu prio­ri­sie­ren, schlägt der Autor Bri­an Tra­cy die A‑B-C-D-E-Metho­de vor:

  • A: äußerst wich­tig und muss sofort erle­digt wer­den, ansons­ten dro­hen nega­ti­ve Kon­se­quen­zen
  • B: wich­tig, wird jedoch nach A erle­digt, da weni­ger extre­me Kon­se­quen­zen dro­hen
  • C: wird nach A und B erle­digt, Nicht­er­le­di­gung von C hat kei­ne schwer­wie­gen­den Kon­se­quen­zen
  • D: ist zwar zu erle­di­gen, soll­te aber nach Mög­lich­keit sofort dele­giert wer­den, um sich auf die wirk­lich wich­ti­gen Din­ge kon­zen­trie­ren zu kön­nen
  • E: ist für das Gelin­gen des Pro­jek­tes nicht rele­vant, soll­te so schnell wie mög­lich eli­mi­niert wer­den

10. Über­le­gen Sie sich, wel­che Auf­ga­ben Sie abge­ben kön­nen oder möch­ten – etwa an ein Steu­er­bü­ro oder eine Büro­fach­kraft

Wenn Sie mer­ken, dass die Büro­ar­beit in Ihnen gro­ßen Stress aus­löst und die Papier­sta­pel immer grö­ßer wer­den, ist es viel­leicht sinn­voll, die­se Arbeit – intern oder extern – abzu­ge­ben. So kann Sie z.B. eine Büro­kraft regel­mä­ßig unter­stüt­zen oder Sie geben wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben an einen Dienst­leis­ter ab. Hier­un­ter fal­len die Auf­ga­ben aus der Kate­go­rie D von Tipp 9. Dies führt dazu, dass Sie wie­der mehr Zeit und Ener­gie für ande­re Auf­ga­ben – oder eben etwas Frei­zeit haben.

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